Der Artikel gibt eine (unvollständige) Übersicht wieder über Pflichten und Formalitäten, die bei einem Austritt eines Mitarbeitenden zu beachten sind.
a) Informationspflichten im Zusammenhang mit Versicherungen
Gemäss Art 331 Abs. 4 OR muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer unter anderem über die ihm gegenüber einer beruflichen Vorsorgeeinrichtung oder einen Versicherungsträger zustehenden Forderungsrechte informieren. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei einem Austritt mitzuteilen hat, welche Ansprüche ihm gegenüber Pensionskasse zustehen. Dazu gehört unter anderem der Hinweis auf die Nachdeckungsfrist von einem Monat. In der Regel ist der Arbeitnehmer aufzufordern, die Vorsorgeeinrichtung eines allfällig neuen Arbeitgebers mitzuteilen, damit das Freizügigkeitsguthaben überwiesen werden kann. Kommt der Arbeitnehmer dieser Verpflichtung nicht nach, ist das Guthaben an die Stiftung Auffangeinrichtung zu überweisen.
Die Verpflichtung zur Information bezieht sich aber nicht nur auf berufsvorsorgerechtliche Ansprüche. Gemäss der bundesgerichtlichen Rechtsprechung (vgl. BGer. 4A_186/2010 vom 3. Juni 2010 bzw. JAR 2011 S. 235) betrifft dies nicht nur Ansprüche gegenüber der beruflichen Vorsorgeeinrichtung bzw. der Pensionskasse, sondern auch weitere Rechte im Zusammenhang mit anderen Sozialversicherungsträgern.
So ist der Arbeitnehmer darauf hinzuweisen, dass er beim zuständigen Unfallversicherer eine sogenannte Abredeversicherung für bis zu sechs Monate abschliessen kann. Ebenso ist dem Arbeitnehmer mitzuteilen, dass er im Falle des Bestehens einer Krankentaggeldversicherung das Recht hat, innert drei Monaten in die Einzelversicherung des Krankentaggeldversicherers überzutreten bzw. eine entsprechende Offerte verlangen kann. Die Angabe des zuständigen Krankentaggeldversicherers ist auch deshalb erforderlich, damit der Arbeitnehmer bei weiterbestehender Krankheit direkt Ansprüche gegenüber dem Taggeldversicherer auf Ausrichtung von Taggeldern geltend machen kann. Kommt der Arbeitgeber dieser Verpflichtung nicht nach, läuft er Gefahr, Schadenersatz leisten zu müssen.
Für die Erfüllung der Informationspflichten kann ein Merkblatt abgegeben werden, wobei sicherzustellen ist, dass dies dem Arbeitnehmer auch tatsächlich zugestellt wird. Allenfalls kann die Information sogar bereits bei Stellenantritt oder in einem Personalreglement erfolgen.
b) Arbeitgeberbescheinigung
Will der Arbeitnehmer Leistungen der Arbeitslosenversicherung beziehen, wird der Arbeitgeber durch die zuständige Arbeitslosenkasse aufgefordert, eine entsprechende Arbeitgeberbescheinigung auszufüllen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese Bescheinigung umgehend vollständig und wahrheitsgemäss auszufüllen und der zuständigen Arbeitslosenkasse einzureichen. Der Arbeitgeber fungiert diesbezüglich als Organ der Arbeitslosenkasse. Die Verweigerung der Ausstellung einer entsprechenden Arbeitgeberbescheinigung kann strafrechtliche Folgen nach sich ziehen.
c) Arbeitszeugnis
Ferner ist der Arbeitgeber beim Austritt grundsätzlich unaufgefordert innert 14 Tagen ein (wohlwollendes) Arbeitszeugnis aus- und zuzustellen.
d) Rückgabe von Gegenständen und Unterlagen
Beim Austritt eines Mitarbeiters ist dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer seine persönlichen Gegenstände sowie auch persönliche Daten mitnehmen bzw. speichern kann. Umgekehrt ist sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer Geräte und Unterlagen des Arbeitgebers zurückgibt. Gegebenenfalls ist sicherzustellen, dass Daten des Arbeitgebers auf persönlichen Geräten des Arbeitnehmers gelöscht werden. Zu beachten ist auch, dass der Arbeitnehmer der Arbeitgeber Passwörter und dergleichen zur Verfügung gestellt werden. Empfohlen wird, dass die Rückgabe von Unterlagen und Gegenständen sowie auch die Löschung von Daten etc. gegenseitig quittiert bzw. schriftlich bestätigt wird.
e) Aufbewahrung des Personaldossiers
Gesetzlich ist nicht normiert, was das «Personaldossier» im Einzelnen umfasst. Die entsprechenden Unterlagen sind nach dem Austritt nicht umgehend zu vernichten. Es wird empfohlen, diese mindestens für die Dauer von 10 Jahren aufzubewahren.
